Home » Social Media » Por qué la integración de Zapier le ahorrará horas de trabajo

“Necesito más tiempo”, esta es afirmación más común entre emprendedores. A partir de mi experiencia, me he dado cuenta de que hay muchas tareas como emprendedor con una tienda WooCommerce, empleo cada semana mucho tiempo generando y moviendo contenidos desde WordPress, o haciendo tareas repetitivas y que no son directamente productivas, aunque son necesarias. El tiempo es nuestro activo más valioso, y la pregunta es ¿cómo puedo maximizar mi tiempo minimizando el esfuerzo?.

WooCommerce-WordPressReflexionando sobre esto, compruebo que una vez que la tienda WooCommerce está funcionando, lo habitual es que no haya que incorporar cada semana nuevos productos o nuevas categorías. En cambio, es habitual que genere un par de artículos en WorPress cada semana, para atraer audiencia nueva. Esto ayuda al SEO: es contenido nuevo que Google va a poder indexar al percibir movimientos en el dominio. Utilizo además Facebook para compartir información y novedades por lo que cada vez que creo nuevo contenido, lo publico en facebook. Y así una y otra vez.

Empleo mucho tiempo en estas tareas, entre otras muchas, que siempre son las mismas. Automatizar estos flujos de trabajo me permitiría administrar eficientemente estas tareas. Además ganaría tiempo para dedicar a tareas de mayor valora añadido en mi negocio. Afortunadamente hay aplicaciones como Zapier, una popular aplicación de automatización de acciones basada en la nube, que facilita la transferencia de datos entre dos aplicaciones diferentes. Y todo sin tener que programar. Dedicaré un artículo específico a Zapier, WooCommerce y WordPress, pero empezaré por considerar la utilidad de Zapier para un negocio en su totalidad.

Cosas que puede hacer Zapier por ti

La mayoría de las apps web tienen una API (Application Program Interface). Lo que hace Zapier es tomar dos servicios y actuar como un intermediario para sus APIs; una aplicación desencadena (trigger) un workflow, en el que se procesa la información para generar una o varias acciones en una u otras aplicaciones. Con Zapier se pueden crear acciones personalizadas, o “zaps”, que yo programo, y que se activan automáticamente cuando se cumplen ciertas reglas.

Zapier apss

Por ejemplo, cuando creo una nueva entrada en el blog WordPress, quiero que automáticamente se genere un post en mi página de Facebook. Puede consultar las más de 750 Apps que Zapier puede conectar.  Y esta lista está en continuo aumento. Además están disponibles infinidad de Zaps disponibles para múltiples usos y que dan ideas para potenciar y agilizar nuestros procesos.

Por qué debería automatizar su negocio con Zapier

Zapier es una potente ayuda para simplificar las tareas y automatizar flujos de trabajo. Es cierto que hay algunas tareas que realmente no se pueden, ni deberían ser automatizadas y necesitan se supervisadas manualemente hasta completarse, pero para todo lo demás, hay un zap específico que lo puede automatizar. Así que por qué perder el tiempo haciéndolo manualmente.

Con Zapier se pueden acelerar tareas de negocio comunes y repetitivas, que pueden ser previstas con antelación y, en consecuencia, programadas. Con uno o varios Zaps, decenas de pequeñas tareas que se hacen todos los días  podrían ser automatizadas ahorrándonos bastante tiempo. Además las personas cometemos errores al realizar tareas sencillas y reiteradas, cosa que no les ocurre a los ordenadores. En tareas que haya que seguir un protocolo o fórmula específicos que necesite ser seguido, como cuando se mueve información entre diferentes apps, se debería considerar usar Zapier.

Zapier también es una gran ayuda para dar visibilidad a los flujos de trabajo, ya puede utilizarse para avisar cada vez que un Zap haga algo importante y que todos los implicados puedan ver qué está pasando. Es el caso de Slack que permite dejar mensajes en un canal público o privado dentro de un equipo de trabajo o compartir documentos para que todos puedan revisar cuando están en línea.

No solo integra Zapier en su sistema inteligente, aplicaciones útiles para el trabajo sino las que usamos día a día, incluso en nuestro tiempo de ocio. Programar contenidos en las redes sociales, enviar correo electrónico, gestionar convenientemente nuestros contactos, en fin, un buen número de tareas que todos hacemos a diario, de forma repetitiva y sin demasiado sentido. Con Zapier eso se ha acabado porque nos permitirá la realización de tareas que puedan ser previstas con antelación y, en consecuencia, programadas.

Considere la posibilidad de automatizar tareas pesadas, como manejo de formularios o de hojas de cálculo, campañas de correo electrónico y publicaciones de redes sociales. También debe considerar el uso de Zapier para realizar un seguimiento de las horas y administrar los proyectos para que no tenga que ver el reloj. Las horas que se ahorran se pueden utilizar mejor para construir tu negocio y tu reputación. Y cuanto más rápido y más eficientemente se hagan las cosas, mejor será la reputación.

¿Qué tareas debe automatizar?

zap ZapierTodas aquellas repetitivas de administrar Apss con las que interactuamos y trabajamos día a día, y que llevan horas de trabajo manual y monótono, como pueden ser:

- Gestión de la bandeja de entrada del correo electrónico: Todos tenemos que lidiar con una bandeja de entrada de correo electrónico y muy pocos de nosotros lo tienen bajo control. Aquí hay algunos Zaps para ayudarte a retener las mareas de correo electrónico y recuperar el control de tu bandeja de entrada.

- Gestión de proyectos: Coordinar proyectos es un proceso complejo y muy dinámico: las órdenes entre aplicaciones son constantes y los usuarios demandan una gestión más sencilla para evitar errores humanos, ya que muchas tareas son recundantes y tediosas.

- Gestión del tiempo: La gestión del calendario puede ser tan agobiante como la de la bandeja de entrada de correo electrónico. Es difícil mantenerse al día. Siempre está invadido por reuniones que otras personas nos asignan. Hacer lo que se tiene que hacer en cada momento y gestionar las cuestiones realmente importantes del negocio se convierten en tareas en sí mismas.

- Gestión de redes sociales: Una estrategia eficaz de medios sociales incluye generar y compartir contenidos propios y de otros a través de la web. Pero ya que hay tantos lugares cuyos contenidos queremos compartir, que hacer esto manualmente día a día se convierte en un trabajo ímprobo y tedioso.

- Generación y maduración de oportunidades de negocio: En la esencia de un negocio está el buscar oportunidades de negocio, madurar esas oportunidades y convertir los potenciales clientes en clientes. Sin una buena estrategia seguida de una bien definida metodología es difícil que el negocio sobreviva a largo plazo.

- Análisis y medición de Medios Sociales: En estos días puede ser muy difícil mantener diferentes páginas de aterrizaje de una marca, gestionar varias campañas y otros eventos del negocio que desea seguir online, sin costosos software de monitoreo de medios sociales. Automatizar estas tareas es vital para mantener actualizados y rentables todos los elementos.

- Desarrollo web: El desarrollo web está lleno de scripts y secuencias de comandos cortas, que permiten hacer muchas cosas y más y más rápido. Automatizar estas tareas permite acelerar el desarrollo web y centrarse en partes más importantes de la construcción de aplicaciones web y móviles.

- Gestión automatizada de archivos: La mayoría nos ocupamos poco de la gestión de nuestros archivos. Tenemos el escritorio lleno de archivos sin ningún orden, por lo que sin un buen sistema de búsqueda de archivos estaríamos perdidos. Es frustrante cuando no se tiene el archivo que se quiere y en el momento en que se necesita. Se vuelve aún más difícil cuando se comparten archivos a través de un equipo o un departamento.

- e-commerce: Como comerciante con una tienda online, preocuparse de cómo funciona su sitio, tratar de entender la tecnología y las cada vez más numerosas tareas de marketing sobre la tienda, puede ser una auténtica pesadilla. Sobre este asunto desarrollaré un artículo más extenso, para compartir mi experiencia con WooCommerce y WordPress.

Tareas que se pueden automatizar- Gestión de noticias, notificaciones, alertas: mantenerse al día tanto en cuestiones de trabajo, del negocio, personales, y de amigos y familiares, es muy importante. Automatizar las notificaciones es el paso previo para mantenerse informado y actualizado al día.

- Contabilidad y facturación: a la mayoría de nosotros no nos divierte hacer contabilidad y facturación de nuestro negocio. Estas son tareas muy reiterativas y propias por tanto para ser automatizadas, como la entrada de datos y la importación y exportación de datos.

- Trabajar con la Web y su base de datos: tanto para hacer los datos web propios más accesibles a otras aplicaciones, como simplemente si se quieren conectar las aplicaciones que usamos con servicios web populares, son varias las tareas automatizables necesarias para conectar una base de datos interna con cualquier app.

- Informes, gráficos y cuadros de mando: todo lo que se puede medir, se puede mejorar. Si se quiere mejorar algún aspecto del negocio, lo mejor se que puede hacer es comenzar a medir su rendimiento, medir los aspectos fundamentales y con esos datos realizar acciones de mejorara, de cualquier cosa que se necesite.

- Gestión de RSS: para los fans de RSS, hay unas cuantas acciones habituales y bastante útiles que facilitan mucho el trabajo, como publicar automáticamente en redes sociales lo que se publique en un RSS, o tal vez la creación de nuestros propios canales RSS.

- Atención al cliente: muchas de las acciones de atención al cliente rutinarias y requieren la entrada de datos que vienen de diferentes fuentes. Consolidar los recursos en un solo lugar, para que se pueda hacer uso de ellos en cualquier momento permitiría reducir errores y crear procesos innovadores. El soporte al cliente es un servicio permanente por lo que es conveniente tratar de gestionarlo mejor y más rápido

- Archivar y hacer copias de seguridad del trabajo: ya sea que se manejen cantidades grandes de datos (investigación, análisis de datos, catálogos de tienda online, contenidos en blogs) siempre se necesita tener la información actualizada y archivada para poder acceder y hacer referencia posteriormente. Hacer copias de seguridad de su trabajo frecuentemente, y tener un sistema para guardar las cosas más importantes del trabajo y de la vida es una buena idea.

zapier-trigger-action

Desde un punto de vista práctico, lo mejor es ir a la página de Zapier, seleccionar las aplicaciones que uso, y ver las sugerencias de ideas de zaps ya creados entre mis aplicaciones favoritas. Después seleccionar los que serían de utilidad para mis flujos de trabajo, y ya está . Es más sencillo ver las apps que enlaza que saber realmente qué podría automatizar en mi negocio, por eso esta lista no es exhaustiva y siempre podré crear nuevos automatismos de acuerdo a mis necesidades.

Pensamientos finales

Estas son sólo algunas maneras en las que se pueden automatizar aplicaciones con Zapier para ahorrar tiempo. No importa su estilo de trabajo, ahorrar tiempo y energía siempre le beneficiará a largo plazo.

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