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Stock es el conjunto de mercancías o de artículos que se almacenan en espera de su utilización más o menos próxima, de manera que permita disponer de los artículos en el momento que los necesitemos, en el lugar deseado, en la cantidad justa y al mínimo coste.

La gestión de stocks es un concepto dinámico. Es un proceso que no se detiene en el tiempo, sino que supone una actividad continuada. Es la forma o técnica mediante la cual se lleva a cabo el hecho de almacenar existencias  y que permite la máxima utilidad de las mismas.

Los stocks en la empresa son imprescindibles. En empresas comerciales, los stocks representan un porcentaje muy alto respecto de la cifra de bienes de su activo. Una pequeña variación en el porcentaje de los mismos, sin perjuicio de la buena marcha del negocio, puede suponer un gran porcentaje en el beneficio o ahorro de la compañía. Por eso es fundamental ajustar, reducir, el nivel de stocks. Por el contrario, una pequeña alza en el volumen de los mismos, si ésta no mejora en nada el negocio, puede suponer importantes pérdidas.

A veces se tiende a reducir los stocks al mínimo posible, evitando así costes de mantenimiento, financieros, etc. Es la medida más fácil a tomar en orden a reducir gastos. Pero esto puede provocar un grave incremento de los costes en cualquier otra área dentro de la empresa, tales como costes de ruptura: no tener el artículo disponible para el cliente o no disponer de la pieza de recambio que paraliza en proceso productivo.

La gestión de stocks está estrechamente relacionada con la previsión de ventas, la planificación de la producción y la política de compras. La gestión de stocks controla la conexión y acoplamiento necesarios entre los fenómenos comerciales y los de producción.

Los principales objetivos que persigue por tanto la gestión de stocks son los siguientes:

- Reducir al mínimo posible los niveles de existencias

- Asegurar el suministro del producto (materia prima, producto en curso o producto terminado) en el momento adecuado al área de producción o al cliente

Principales debilidades actuales

Actualmente, una de las problemáticas relacionadas con la gestión de stocks es la que viene ilustrada en el “Juego de la Cerveza”, simulación desarrollada en los años 60 en la Escuela de Administración Sloan del MIT y que resumo a continuación:

“Existe inicialmente una creciente demanda de cerveza que el minorista no puede satisfacer y emite por tanto, numerosos pedidos al mayorista que se acumulan en el sistema. Los inventarios del minorista se agotan y los pedidos acumulados se retrasan. Luego la cerveza llega en torrentes mientras los pedidos declinan. Al final del experimento, los jugadores se quedan con grandes inventarios de los cuales no pueden deshacerse.” Fuente: “La Quinta Disciplina” de Peter M. Senge.

Esta simulación nos indica algunas de las debilidades actuales en las que incurren las compañías habitualmente en relación con la gestión de inventarios y que ampliamos a continuación:

Nivel de incertidumbre:

- Error en las previsiones

- Variabilidad de los plazos de recepción de productos de proveedores, fabricación, etc.

- Cambios en la demanda: Estacionalidad y tendencia, Pedidos especiales.

- Cambios en las condiciones del mercado.

Infrautilizaciones:

- Excesos de producción: Tamaño del lote de fabricación, Stock de seguridad, Colchón tiempo de espera, Falta de estandarización, Fallos de planificación, Excedente de mano de obra.

Ineficacia administrativa:

- Falta de comunicación (comercial <> gestión de stocks).

- Falta de comunicación (producción <> compras).

- Tratamiento de pedidos.

- Error en la definición del nivel de servicio.

- Falta de selección de productos catálogo/especiales.

- Errores de imputación de costes.

Tiempos de espera entre procesos:

- Fallos de programación.

- Fallos en la calidad.

Buffers de protección:

- Procesos incontrolados.

- Cuellos de botella.

- Fallos de mantenimiento.

- Mermas.

Exceso de movimientos:

- Disposición de planta.

- Almacenes saturados.

Tipos de stocks

A continuación vamos a hacer una breve descripción de los conceptos básicos relacionados con el stock:

STOCK OPERATIVO es el que resulta del reaprovisionamiento del inventario vendido o utilizado en la producción.stock operativo

STOCK DE SEGURIDADes aquel que se dispone para cubrir los incrementos no regulares de la demanda y los retrasos en el suministro de los proveedores.

stock de seguridad

 También los stocks se pueden catalogar según sean materias primas, productos en curso, productos terminados, productos en embalaje, productos de mantenimiento y productos en distribución:

Mercancía en ruta, Control de recepción, Transporte interno, Almacenes, Material en picking, Material en espera, Producto en curso, Producto en pruebas, Producto en embalaje, Devoluciones, etc.

Una de las claves de la gestión de stocks es el control que se debe de tener en todo momento del stock de una compañía, no sólo de ubicación sino también del estado del mismo. En sectores como el de fabricación y distribución de software y hardware el disponer de un sistema de control de stocks es fundamental, ya que así disponen de la información necesaria para controlar la caducidad y obsolescencia de sus existencias.

Métodos de Gestión de Stocks

Existen numerosos métodos de gestión de stocks, que abarcan desde los más simples como los métodos visuales o de la línea en cajas, hasta los más sofisticados que implican la total automatización del sistema. Sin embargo, lo fundamental no es la utilización de los métodos más sofisticados, sino la utilización de los más adecuados al negocio y particularidades de cada compañía.

El método a utilizar varía en gran medida en función de la “memoria histórica” documentada disponible, la variabilidad en el comportamiento del aprovisionamiento y de la demanda, a los sistemas de producción y comerciales, etc.

A continuación exponemos algunos de los métodos más utilizados:

- Método determinista: consiste en realizar el reaprovisionamiento de existencias para cubrir necesidades y en el momento en que las existencias llegan a un nivel mínimo. Están basados en planes de aprovisionamientos y en forecasts de demanda.

- Método clásico: consisten en la realización del reaprovisionamiento de existencias en base al cálculo del punto de pedido y del stock de seguridad, incluyendo otras variables como la estacionalidad o variabilidad de la demanda, los lead times, etc.

El punto de pedido se refiere a aquel nivel de existencias que exige la formulación de un nuevo pedido a fin de satisfacer las necesidades de consumo. Para determinarlo hay que consolidar las existencias físicamente disponibles con los pedidos pendientes de recepción. Cuando el stock de algún artículo disminuya por debajo de este punto debemos considerar la emisión de un nuevo pedido.

- Método del Reaprovisionamiento Continuo (CRP: Continuous Replenishment): es un método que se incluye dentro de los métodos más sofisticados de gestión de stocks y reaprovisionamiento y de reciente implantación, sobretodo, en el sector de gran consumo. Está englobado dentro de las soluciones del ECR (Efficient Consumer Response o Respuesta Eficiente al consumidor) y consiste básicamente en la realización del reaprovisionamiento en base a los datos de la demanda en los puntos de venta.

Los costes de Stocks

La gestión de stocks implica también el control y conocimiento de los costes asociados directamente a los stocks, que relacionamos a continuación:costes de stock

Fuente: Adaptación de Bernard J. La Londe y Paul H. Zinser “Costumer Service: Meaning and Measurement”.

Asimismo, implica el análisis y seguimiento de aquellos costes inherentes a la propia gestión de stocks, más relacionados con la toma de decisiones y la gestión administrativa de los materiales:

- Coste de tenencia:

– Coste de oportunidad.

– Coste de almacenamiento.

– Deterioro y obsolescencia.

– Seguros.

– Sobre stocks.

– Manipulación.

- Coste de rotura de stocks:

– Ventas pérdidas.

– Repedido.

– Sustitución.

- Coste de la política de gestión

– Mantenimiento de existencias.

– Mantenimiento de costes.

– Procedimientos de trabajo.

- Coste de cambio de productos

– Mano de obra.

– Mermas.

– Tiempo de máquina.

Actualmente, se debe resaltar que el seguimiento de los costes no está muy extendido como práctica habitual en numerosas empresas, incluso llegando a minimizar / maximizar el importe o la importancia de estos costes en la cuenta de resultados a la gestión de stocks. La disposición de información de gestión es la base para la mejora continua, por lo que es recomendable la captura de información de los indicadores, su análisis y su seguimiento, para después incluirlos en el Cuadro de Mando de la Compañía.

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